Image做过销售管理的老板或主管，应该都遇到过这些头疼事：

● 销售私下加客户微信，转头把订单带到竞品那儿（飞单）；

● 客户投诉 “销售说话难听”，但查聊天记录时销售死不承认；

● 员工离职后，客户资源跟着 “人间蒸发”，连聊天记录都没留……

行业报告显示，超 60% 的中小企业因销售违规（飞单、辱骂客户、资料泄密）年均损失超 50 万，更有 30% 的企业因一次严重投诉直接丢了百万级订单。

这些问题，真的只能 “听天由命” 吗？

其实，企业微信的 “会话存档” 功能，早就成了很多企业的 “风控防火墙”。它能合规记录员工和客户的聊天记录（文字、图片、语音、视频都能存），还能通过敏感词预警、AI 情绪识别、文件监控等功能，提前拦截违规行为。

今天就和大家说透：企业微信会话存档到底怎么用？3 招解决飞单、辱骂、泄密个大痛点，附真实案例和操作步骤。

 

一、先搞清楚：会话存档到底能 “管” 什么？

简单说，会话存档是企业微信的 “聊天记录黑匣子”。在员工和客户都同意的前提下，它能把销售和客户的聊天内容（文字、图片、语音、视频）存到企业后台，方便后续检索、审计和风控。

举个具体例子：

客户投诉销售 “辱骂”，以前只能靠双方 “对质”，现在打开会话存档后台，输入客户名称或关键词（比如 “垃圾”“傻 X”），1 秒就能调出当天的聊天记录，谁对谁错一目了然。

结合企业微信最大的服务商微盛AI·企微管家提供的会话存档高级版，可以提供4个核心功能：

1.  内容检索：按员工、客户、时间、关键词快速查记录，语音还能转文字，质检效率能提升 70%；

2.  内容审计：设置敏感词（比如 “私单”“竞品”），一旦聊天里出现，系统立刻给风控负责人发预警；

3.  服务质量监控：销售超过 2 小时没回客户消息？系统自动提醒，避免漏单；

4.  情感分析：AI 能识别客户是 “满意”“一般” 还是 “生气”，销售态度好不好，后台直接出评分。

 

二、3类常见违规行为，会话存档怎么拦截？

1. 飞单风险：销售私下 “截胡” 订单，怎么防？

飞单的套路常见两种：一是销售把客户拉到个人微信，用更低价格 “撬单”；二是聊天里暗示客户 “走私账”。

会话存档的解决方案：

● 敏感词实时预警：在后台设置 “私单”“微信转款”“竞品 A” 等关键词，销售和客户聊天时只要提到，风控负责人手机立刻收到提醒（比如 “员工张三 10:15 触发敏感词‘私单’”）；

● 外部联系人防流失：销售离职后，客户联系人自动分配给其他员工，聊天记录也同步转移，客户想 “跟人走” 都没机会；

● 资金往来监控：聊天里出现 “支付宝”“银行卡号” 等关键词，系统自动标记，审计时重点检查是否涉及私下交易。

实操演示：某教育机构用会话存档后，在后台设置了 “私单”“个人微信” 等 10 个敏感词。30 天内，系统预警了 12 次，其中 8 次确认是销售试图飞单，及时拦截后挽回了 40 多万损失。

2. 辱骂客户：客户投诉 “态度差”，怎么查？

销售和客户吵架的情况太常见：客户催发货，销售回 “急什么”；客户问售后，销售说 “自己看详情页”…… 这些话看似 “小事”，但客户转头就可能投诉甚至差评。

会话存档的解决方案：

● AI 情绪识别：微盛AI·企微管家的系统能分析聊天内容的情感倾向（比如 “生气”“不耐烦”），销售回复 “急什么” 会被标记为 “负面情绪”，后台直接扣分；

● 服务质量评分：每个销售的回复速度、情绪评分、客户满意度会生成一张 “服务报表”，连续 3 次低分的销售，主管可以直接约谈；

● 投诉溯源：客户投诉后，输入客户名称或投诉时间，立刻调出完整聊天记录，销售有没有 “甩锅”“辱骂”，一看便知。

实操演示：某电商企业用企业微信最大的服务商微盛AI·企微管家提供的会话存档高级版后，给 “负面情绪” 设置了自动预警。原本每月客户投诉有 40 多单，现在降到了 14 单，投诉处理效率从 3 天缩短到半天。

3. 资料泄密：客户信息、报价单被 “带走”，怎么追？

员工离职前 “打包” 客户资料、偷偷转发报价单给竞品 —— 这些行为不仅丢单，还可能引发法律纠纷。

会话存档的解决方案：

● 文件传输监控：销售和客户聊天时发的 PDF、Excel（比如报价单），后台会自动记录 “谁发的”“发给谁”“几点发的”；

● 屏幕水印追踪：员工电脑登录企业微信时，屏幕会自动生成 “张三 + 20240510” 的水印，截图泄密一查一个准；

● 离职自动归档：员工离职后，他的客户聊天记录、文件传输记录自动归档到企业后台，新接手的销售能直接看历史沟通，客户信息 “丢不了”。

实操演示：某金融公司用会话存档后，发现前员工离职前给客户发了 3 份竞品对比文件，立刻联系客户说明情况，避免了 300 多万的潜在损失。

 

三、从开通到落地，分 5 步就能用起来！

会话存档不是 “开通就能用”，得按步骤设置规则、培训员工，不然容易 “空有功能不会用”。具体怎么做？

第 1 步：开通会话存档

登录企业微信管理后台，找到 “应用管理”-“会话内容存档”，根据行业选版本（金融选办公版，其他选服务版 / 企业版），提交企业资质（营业执照、法人身份证），审核通过后就能用。

第 2 步：设定风控规则

在后台 “规则设置” 里，添加敏感词（比如 “私单”“竞品”）、设置消息超时提醒（比如 “2 小时未回复预警”）、勾选需要监控的文件类型（PDF/Excel）。

第 3 步：员工培训 + 客户告知

开通后，必须告诉员工 “聊天记录会被存档”（避免法律风险），同时在和客户聊天时，自动弹出 “本聊天记录将被存档” 的提示（客户同意才能存）。

第 4 步：实时监控预警

风控负责人每天看后台的 “预警列表”，重点处理敏感词触发、消息超时、负面情绪的记录，该提醒销售的提醒，该处罚的处罚。

第 5 步：定期合规审计

每月导出 “会话统计报表”，看销售的回复速度、情绪评分、敏感词触发次数，找出 “高风险员工”，针对性培训或调整岗位。

销售违规不是 “管不住”，而是 “没工具”。企业微信会话存档的本质，是把 “看不见的聊天记录” 变成 “能追溯的风控数据”，让销售知道 “每句话都有记录”，自然不敢随便违规。

如果你们公司也遇到飞单、辱骂客户、资料泄密的问题，不妨先试用 30 天会话存档（后台就能申请），设置几个敏感词试试 —— 用不用得好，试了才知道。

 

（注：会话存档的情感分析、敏感词预警等功能，搭配企业微信服务商微盛AI·企微管家提供的会话存档高级版使用更高效，能自动生成风控报表，减少人工核对成本。）

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